Tổ chức year end party trọn gói giúp công ty chỉ làm việc với một đầu mối duy nhất.
Cuối năm là thời điểm các công ty bận nhất, nên nhiều đơn vị chọn tổ chức year end party trọn gói để chỉ làm việc với một đầu mối duy nhất. Trọn gói nghe thì tiện, nhưng mỗi đơn vị định nghĩa trọn gói khác nhau. Bài này làm rõ quy trình và các hạng mục thường có trong một gói year end party, để công ty đối chiếu trước khi ký.
1. Quy trình tổ chức year end party trọn gói
Quy trình thường gồm năm bước. Bước một là trao đổi mục tiêu: tiệc tri ân nhân sự, tiệc khách hàng hay tiệc kết hợp cả hai, số lượng khách và ngân sách khung. Bước hai là chốt concept và địa điểm: chủ đề, màu sắc, dạng sân khấu và khu vực tiệc. Bước ba là chốt kịch bản chi tiết theo giờ, từ đón khách đến kết thúc. Bước bốn là thi công và tổng duyệt trước ngày tiệc. Bước năm là vận hành ngày tiệc và bàn giao hình ảnh sau đó.
2. Các hạng mục thường đã bao gồm trong gói
- Concept và thiết kế: chủ đề, backdrop, sân khấu và bàn tiệc theo một tông thống nhất.
- Âm thanh và ánh sáng: loa, micro, đèn sân khấu và màn hình trình chiếu.
- Kịch bản và điều phối: MC, người điều phối chương trình và nhân sự chạy sự kiện.
- Tiết mục: biểu diễn mở màn, trò chơi sân khấu và phần trao thưởng.
- Quay chụp: chụp ảnh và quay clip recap, bàn giao sau tiệc.
3. Các hạng mục thường tính riêng, cần hỏi rõ
Ăn uống và địa điểm có thể nằm trong gói hoặc tính riêng, tùy đơn vị. Tương tự, photobooth lấy liền, booth 360 và livestream thường là hạng mục cộng thêm. Hãy yêu cầu bảng hạng mục tách riêng từng dòng, ghi rõ cái nào đã bao gồm và cái nào tính thêm, thay vì chỉ nhìn tổng tiền. Đây là cách đơn giản nhất để tránh phát sinh ngoài dự kiến.
4. Lưu ý theo quy mô công ty
Công ty nhỏ nên ưu tiên gói gọn: concept rõ, sân khấu vừa, tiết mục ít nhưng chất lượng. Công ty lớn cần chú trọng vận hành: phân luồng khách, khu vực check-in riêng, và kịch bản dự phòng khi tiết mục kéo dài. Dù quy mô nào, cũng nên chốt số lượng khách cuối cùng trước tiệc ít nhất vài ngày, vì số bàn và suất ăn thay đổi sát giờ sẽ kéo theo nhiều chi phí khác.
5. Thời điểm bắt đầu chuẩn bị
Year end party nên bắt đầu chuẩn bị trước ít nhất một đến hai tháng, vì địa điểm đẹp và ekip tốt thường kín lịch từ sớm. Chuẩn bị sớm cũng giúp công ty có thời gian duyệt concept và kịch bản kỹ, thay vì chốt vội trong tuần cuối. Nếu đã cận ngày, hãy ưu tiên chốt địa điểm và ekip điều phối trước, các hạng mục trang trí có thể tinh gọn lại sau.
Nếu công ty mình đang tìm đơn vị tổ chức year end party trọn gói, liên hệ Gạo Studio qua trang liên hệ để nhận tư vấn theo đúng số lượng khách và ngân sách thực tế.
