Chọn công ty tổ chức sự kiện theo loại sự kiện trước, rồi mới chọn theo tên tuổi.
Có rất nhiều công ty tổ chức sự kiện TPHCM, nhưng không phải đơn vị nào cũng phù hợp với mọi loại sự kiện. Công ty mạnh về teambuilding ngoài trời chưa chắc mạnh về hội thảo trang trọng, và đơn vị mạnh về tiệc cưới chưa chắc lo được sự kiện doanh nghiệp quy mô lớn. Bài này hướng dẫn cách chọn đơn vị theo đúng loại sự kiện của mình.
1. Chọn theo loại sự kiện trước, rồi mới chọn theo tên tuổi
Bước đầu tiên là xác định loại sự kiện: teambuilding, gala dinner, hội thảo, khai trương, khánh thành hay ra mắt sản phẩm. Mỗi loại cần một năng lực khác nhau: teambuilding cần kịch bản vận động và điều phối hiện trường, hội thảo cần âm thanh, ánh sáng và livestream ổn định, khai trương cần nghi thức và truyền thông. Đơn vị từng làm nhiều sự kiện cùng loại với mình sẽ hiểu rủi ro đặc thù của loại đó.
2. Xem sản phẩm hoàn chỉnh, không xem ảnh đẹp nhất
Fanpage nào cũng đăng ảnh đẹp nhất. Cách kiểm tra thực tế hơn là xem một chương trình hoàn chỉnh của đơn vị: clip recap từ đầu tới cuối, album ảnh đầy đủ của một sự kiện, và quy trình làm việc từ tư vấn tới bàn giao. Nếu đơn vị chỉ cho xem vài tấm ảnh rời rạc mà không có sản phẩm hoàn chỉnh, đó là dấu hiệu cần thận trọng.
3. Hỏi rõ ekip thật và phương án sự cố
- Ai là người phụ trách chương trình của mình, và người đó có mặt trong ngày diễn ra không.
- Phương án mưa, mất điện, mất mạng là gì, ai là người quyết định chuyển phương án.
- Nhân sự và thiết bị là của đơn vị hay thuê ngoài, vì thuê ngoài nhiều tầng làm tăng rủi ro phối hợp.
- Hợp đồng ghi rõ phạm vi, mốc thời gian và điều khoản phát sinh hay chỉ là báo giá miệng.
4. Khi nào nên chọn đơn vị lo trọn gói cả quay chụp
Nếu sự kiện của bạn cần cả tổ chức lẫn hình ảnh, việc thuê một đơn vị lo trọn gói thường hiệu quả hơn thuê hai đơn vị rời rạc: một đầu mối chịu trách nhiệm, lịch trình quay chụp ăn khớp với kịch bản chương trình, và clip recap ra đúng tông của sự kiện. Ngược lại, nếu bạn đã có ekip quay chụp riêng quen thuộc, hãy chọn đơn vị tổ chức có kinh nghiệm phối hợp với ekip ngoài.
Xem thêm bài tổng hợp top công ty teambuilding kèm quay chụp và hướng dẫn lập kế hoạch trong các bài liên quan, hoặc liên hệ Gạo Studio qua trang liên hệ.
