Kế hoạch tốt là checklist có người phụ trách và thời hạn cho từng hạng mục.
Bắt đầu lập kế hoạch sự kiện từ đâu
Người mới tổ chức sự kiện thường bắt đầu từ việc chọn địa điểm hoặc thực đơn, nhưng điểm bắt đầu đúng là mục đích. Sự kiện để làm gì: ra mắt sản phẩm, tri ân khách hàng, gắn kết nhân sự hay đào tạo. Mục đích quyết định đối tượng khách mời, quy mô, ngân sách và tiêu chí đánh giá thành công. Không có mục đích rõ, mọi quyết định sau đó đều thiếu căn cứ.
Sau mục đích là bốn câu hỏi: ai tham gia, ở đâu, khi nào và ngân sách bao nhiêu. Trả lời bốn câu này trước rồi mới đi vào chi tiết chương trình, vì chúng khóa lại khung của toàn bộ kế hoạch.
Các bước lập kế hoạch sự kiện từ A-Z
- Bước 1, xác định mục đích và tiêu chí thành công: sự kiện thành công được đo bằng gì, ví dụ số khách tham dự, số đơn hàng hay mức độ hài lòng.
- Bước 2, lập ngân sách khung: chia ngân sách theo nhóm địa điểm, sân khấu, âm thanh ánh sáng, ăn uống, quay chụp và dự phòng.
- Bước 3, chọn địa điểm và thời gian: địa điểm phù hợp với quy mô và tính chất, thời gian tránh trùng lễ lớn và giờ cao điểm giao thông.
- Bước 4, lên kịch bản chương trình: thứ tự các phần, thời lượng từng phần, người phụ trách và phương án dự phòng.
- Bước 5, chốt nhà cung cấp: địa điểm, thiết bị, ăn uống, quay chụp và nhân sự vận hành.
- Bước 6, truyền thông và mời khách: thư mời, nhắc lịch và xác nhận số lượng khách trước sự kiện.
- Bước 7, tổng duyệt: chạy thử âm thanh, ánh sáng, sân khấu và toàn bộ kịch bản.
- Bước 8, vận hành ngày sự kiện và tổng kết sau sự kiện.
Bảng checklist ngân sách cơ bản
- Địa điểm và phí liên quan: thuê mặt bằng, điện nước, giữ xe.
- Sân khấu và trang trí: backdrop, hoa, bàn gallery và vật dụng theo chủ đề.
- Âm thanh, ánh sáng, màn hình và nhân sự kỹ thuật.
- Ăn uống: tiệc, nước uống và phục vụ.
- Quay chụp và truyền thông: nhiếp ảnh, quay phim, thiết kế và quảng bá.
- Dự phòng: nên giữ một khoản cho phát sinh, vì sự kiện hiếm khi không có phát sinh.
Những sai lầm người mới hay gặp
- Không chốt số lượng khách trước khi đặt địa điểm và thực đơn.
- Dồn mọi quyết định vào tuần cuối, nhà cung cấp tốt đã kín lịch.
- Kịch bản quá dài, khách mệt trước khi đến phần quan trọng.
- Không có người tổng điều phối, mỗi hạng mục tự chạy và lệch nhau.
- Quên phương án thời tiết, mất điện và khách đến đông hơn dự kiến.
Câu hỏi thường gặp
Nên bắt đầu lập kế hoạch trước sự kiện bao lâu? Sự kiện nhỏ cần ít nhất vài tuần, sự kiện lớn cần vài tháng để giữ địa điểm và nhà cung cấp tốt.
Người mới có nên thuê đơn vị tổ chức trọn gói không? Nếu sự kiện quan trọng và bạn chưa có kinh nghiệm vận hành, thuê trọn gói giúp tránh sai sót. Nếu sự kiện nhỏ và đơn giản, tự tổ chức theo checklist trên là đủ.
Để được tư vấn kế hoạch theo sự kiện cụ thể của bạn, hãy trao đổi với studio để lên khung chương trình và ngân sách. Xem thêm dịch vụ tổ chức sự kiện và bài nên tự tổ chức sự kiện hay thuê đơn vị trọn gói.
