Gala dinner là phần tổng kết và vinh danh của cả chương trình, không chỉ là bữa ăn.
Gala dinner khác tiệc tất niên thông thường ở điểm nào
Gala dinner là một chương trình có kịch bản, không chỉ là bữa ăn tập thể. Đêm gala thường có chủ đề, có MC dẫn dắt, có phần phát biểu, vinh danh và tiết mục xen kẽ món ăn. Trong khi tiệc tất niên có thể chỉ cần không gian đẹp và món ngon, gala dinner cần một mạch cảm xúc: mở đầu trang trọng, giữa chương trình vui vẻ và kết thúc đáng nhớ.
Vì vậy quy trình tổ chức gala dinner bắt đầu từ mục đích, không bắt đầu từ thực đơn. Mục đích có thể là tổng kết năm, tri ân nhân sự, ra mắt sản phẩm hay gắn kết sau team building. Mục đích quyết định chủ đề, khách mời, thời lượng và mức độ trang trọng.
Quy trình tổ chức gala dinner theo từng giai đoạn
- Trước 4 đến 6 tuần: chốt mục đích, chủ đề, ngân sách khung, địa điểm và số lượng khách.
- Trước 3 tuần: chốt kịch bản MC, tiết mục, danh sách vinh danh và thiết kế sân khấu, backdrop.
- Trước 2 tuần: gửi thư mời, chốt thực đơn, chốt nhân sự vận hành và lịch chạy chương trình.
- Trước 1 tuần: tổng duyệt âm thanh, ánh sáng, màn hình và phần trình chiếu; xác nhận số lượng khách cuối.
- Ngày diễn ra: dựng sân khấu từ sớm, chạy thử toàn bộ, đón khách, vận hành theo bản chạy chương trình.
- Sau sự kiện: gửi lời cảm ơn, tổng hợp hình ảnh và rút kinh nghiệm cho lần sau.
Kịch bản đêm gala mẫu
- Đón khách, chụp ảnh thảm đỏ hoặc khu vực check-in theo chủ đề.
- Khai mạc: MC giới thiệu, lãnh đạo phát biểu ngắn gọn.
- Dùng tiệc đợt một kèm tiết mục mở màn.
- Vinh danh: trao giải, tặng quà và phát biểu cảm ơn.
- Trò chơi sân khấu và tiết mục văn nghệ xen kẽ các đợt món.
- Kết thúc: tiết mục chung, chụp ảnh tập thể và nhạc kết.
Một lỗi thường gặp là phát biểu quá dài và dồn vinh danh vào cuối khi khách đã mệt. Nên chia vinh danh thành hai đợt ngắn, xen giữa tiết mục, và giữ mỗi phát biểu dưới vài phút.
Checklist hạng mục dễ sót
- Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED và người vận hành kỹ thuật.
- Backdrop, bàn gallery, hoa và trang trí theo chủ đề.
- Quà tặng, bằng khen và thứ tự trao giải.
- Nhiếp ảnh và quay phim để có tư liệu sau sự kiện.
- Phương án trễ giờ, mất điện và khách đến đông hơn dự kiến.
Câu hỏi thường gặp
Gala dinner nên kéo dài bao lâu? Thông thường từ hai tiếng rưỡi đến ba tiếng rưỡi là vừa. Dài hơn dễ khiến khách mệt, ngắn hơn thì không đủ thời lượng cho vinh danh và tiết mục.
Có nên kết hợp gala dinner với team building cùng ngày không? Nên nếu muốn một chương trình trọn vẹn, nhưng cần tính giờ nghỉ giữa hai phần để nhân sự thay trang phục và hồi sức.
Để lên quy trình gala dinner theo quy mô công ty bạn, hãy trao đổi với studio để tư vấn concept và lịch trình. Xem thêm dịch vụ tổ chức sự kiện và bài kế hoạch tổ chức team building kết hợp Gala Dinner trọn gói.
