Year end party là dịp tổng kết năm và gắn kết đội ngũ trong một buổi tiệc chung.
Year end party khác gì tiệc tất niên thông thường
Year end party là dịp doanh nghiệp tổng kết một năm, tri ân nhân viên và gắn kết đội ngũ trước khi bước sang năm mới. Khác với bữa tiệc ăn uống đơn thuần, year end party có kịch bản: phần lễ tổng kết, phần trao giải, phần văn nghệ và phần giao lưu, để mọi người ra về với một thông điệp chung chứ không chỉ một bữa ăn.
Vì vậy, một year end party tốt đo bằng không khí chung và cảm nhận của nhân viên sau buổi tiệc, chứ không chỉ đo bằng độ hoành tráng của sân khấu.
Một chương trình year end party thường gồm những phần nào
- Đón khách và chụp ảnh lưu niệm: khu vực check-in, backdrop và góc chụp ảnh cho nhân viên.
- Phần lễ: phát biểu tổng kết, video nhìn lại một năm và trao giải cho cá nhân, tập thể xuất sắc.
- Tiệc và văn nghệ: ăn tối chung, tiết mục văn nghệ của nhân viên và tiết mục khách mời nếu có.
- Trò chơi và bốc thăm: trò chơi tập thể và bốc thăm may mắn để khuấy động không khí cuối chương trình.
- Quay phim, chụp ảnh: ghi lại diễn biến để doanh nghiệp dùng cho truyền thông nội bộ sau sự kiện.
Tổ chức year end party ở Gia Lai cần chuẩn bị gì
- Mục tiêu và thông điệp của buổi tiệc: tri ân, tổng kết hay gắn kết, vì mục tiêu khác nhau thì kịch bản khác nhau.
- Số khách và địa điểm: số người tham gia quyết định địa điểm, sân khấu, âm thanh và ánh sáng cần thiết.
- Ngân sách: ngân sách quyết định quy mô sân khấu, tiết mục, quà tặng và phần bốc thăm đi kèm.
- Thời gian: cuối năm là mùa cao điểm, địa điểm và ekip thường kín lịch sớm, nên chốt ngày càng sớm càng tốt.
Giá tổ chức year end party phụ thuộc vào những gì
- Quy mô sự kiện: số khách, diện tích địa điểm và số hạng mục cần triển khai.
- Thời lượng chương trình và yêu cầu riêng: kịch bản đặc thù, tiết mục riêng, yêu cầu quay chụp hay livestream đi kèm.
- Thời gian chuẩn bị: đặt gấp trong thời gian ngắn thường tốn nhiều chi phí điều phối hơn đặt sớm.
Cách nhanh nhất để có con số chính xác là gửi cho đơn vị tổ chức ngày, địa điểm, số khách dự kiến, loại hình chương trình và ngân sách dự kiến. Báo giá nhận được từ đó mới là con số áp dụng được cho doanh nghiệp của bạn.
Cách chọn đơn vị tổ chức year end party
- Xem sự kiện mẫu đã làm: xem rõ quy mô, cách xử lý sân khấu, ánh sáng và chương trình, không chỉ xem ảnh trang trí.
- Hỏi rõ ai là người điều phối chính trong ngày sự kiện và phương án xử lý sự cố.
- Đọc kỹ hợp đồng: hạng mục bao gồm và không bao gồm, thời gian setup và tháo dỡ, phí phát sinh khi kéo dài giờ.
- So sánh báo giá cùng nội dung: cùng quy mô, cùng hạng mục và cùng mức hậu kỳ thì con số mới so sánh được.
Câu hỏi thường gặp
Nên bắt đầu chuẩn bị year end party từ khi nào? Nên bắt đầu trước vài tháng, đặc biệt nếu cần giữ địa điểm đẹp vào mùa cuối năm. Chuẩn bị sớm cũng giúp có thêm thời gian làm kịch bản và tập văn nghệ.
Year end party cho công ty nhỏ có cần thuê đơn vị tổ chức không? Không bắt buộc, nhưng thuê đơn vị tổ chức giúp ban tổ chức tập trung vào nội dung và khách mời thay vì lo hậu cần, nhất là khi chương trình có nhiều hạng mục cùng chạy.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị year end party tại Gia Lai, hãy trao đổi với studio để nhận tư vấn theo quy mô và ngân sách cụ thể. Xem thêm dịch vụ tổ chức sự kiện.
