Thuê đơn vị trọn gói giúp ban tổ chức tập trung vào khách mời và nội dung.
Khi nào nên thuê đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói
Thuê đơn vị tổ chức trọn gói hợp khi ban tổ chức không có đội sự kiện riêng, khi sự kiện có nhiều hạng mục cùng chạy, hoặc khi muốn tập trung vào khách mời và nội dung thay vì lo hậu cần. Đơn vị tổ chức sẽ lo từ ý tưởng đến ngày diễn ra, còn ban tổ chức chỉ cần chốt mục tiêu, ngân sách và thông điệp chính.
Ngược lại, sự kiện rất nhỏ, ít hạng mục và ban tổ chức đã quen tự lo thì thuê trọn gói có thể thừa. Nói rõ quy mô ngay từ đầu giúp đơn vị tư vấn đúng gói, không bán thừa.
Một gói tổ chức sự kiện trọn gói thường gồm những gì
- Ý tưởng và kịch bản: chủ đề, thông điệp, thứ tự chương trình và các điểm nhấn trong sự kiện.
- Địa điểm và hậu cần: chọn địa điểm phù hợp quy mô, sắp xếp sân khấu, bàn ghế, khu vực đón khách.
- Âm thanh, ánh sáng, màn hình: thiết bị phù hợp với quy mô và không gian tổ chức.
- Trang trí và nhận diện: backdrop, standee, vật phẩm theo chủ đề và nhận diện của đơn vị tổ chức sự kiện.
- Quay phim, chụp ảnh: ghi lại diễn biến sự kiện để dùng sau cho truyền thông nội bộ và đối ngoại.
- Vận hành trong ngày: điều phối chương trình, xử lý sự cố và đảm bảo các hạng mục chạy đúng giờ.
Giá thuê đơn vị tổ chức sự kiện phụ thuộc vào những gì
- Quy mô sự kiện: số khách, diện tích địa điểm và số hạng mục cần triển khai.
- Thời lượng chương trình: sự kiện nửa ngày và sự kiện cả ngày có chi phí nhân sự và thiết bị khác nhau.
- Yêu cầu riêng: kịch bản đặc thù, tiết mục riêng, yêu cầu quay chụp hay livestream đi kèm.
- Thời gian chuẩn bị: đặt gấp trong thời gian ngắn thường tốn nhiều chi phí điều phối hơn đặt sớm.
Cách nhanh nhất để có con số chính xác là gửi cho đơn vị tổ chức ngày, địa điểm, số khách dự kiến, loại sự kiện và ngân sách dự kiến. Báo giá nhận được từ đó mới là con số áp dụng được cho sự kiện của bạn.
Cách chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín tại Gia Lai
- Xem sự kiện mẫu đã làm: xem rõ quy mô, cách xử lý sân khấu, ánh sáng và chương trình, không chỉ xem ảnh trang trí.
- Hỏi rõ ai là người điều phối chính trong ngày sự kiện và phương án xử lý sự cố.
- Đọc kỹ hợp đồng: hạng mục bao gồm và không bao gồm, thời gian setup và tháo dỡ, phí phát sinh khi kéo dài giờ.
- So sánh báo giá cùng nội dung: cùng quy mô, cùng hạng mục và cùng mức hậu kỳ thì con số mới so sánh được.
Câu hỏi thường gặp
Nên liên hệ đơn vị tổ chức trước bao lâu? Sự kiện quy mô lớn nên liên hệ sớm để giữ địa điểm và ekip. Sự kiện nhỏ có thể linh hoạt hơn, nhưng đặt sớm luôn giúp có thêm thời gian chuẩn bị kịch bản.
Ban tổ chức cần chuẩn bị gì trước buổi làm việc đầu tiên? Mục tiêu sự kiện, số khách dự kiến, ngân sách dự kiến, ngày và địa điểm mong muốn, cùng vài tham khảo về phong cách muốn hướng tới.
Nếu bạn đang chuẩn bị sự kiện tại Gia Lai và muốn tổ chức trọn gói, hãy trao đổi với studio để nhận tư vấn theo quy mô và ngân sách cụ thể. Xem thêm dịch vụ tổ chức sự kiện.
