Chọn đơn vị tổ chức sự kiện nên kiểm tra năng lực qua sự kiện tương tự đã làm.
Chọn đơn vị tổ chức sự kiện là chọn đối tác vận hành, không chỉ chọn báo giá
Một sự kiện doanh nghiệp có hàng chục hạng mục chạy song song: địa điểm, sân khấu, âm thanh ánh sáng, ăn uống, quay chụp, MC và đón khách. Đơn vị tổ chức là người cầm toàn bộ các hạng mục đó. Chọn sai đơn vị, doanh nghiệp không chỉ mất tiền mà còn mất mặt trước khách mời và nhân sự. Vì vậy việc chọn đơn vị cần đánh giá năng lực vận hành, không chỉ so sánh giá.
Kinh nghiệm đánh giá một đơn vị tổ chức sự kiện
- Xem sự kiện tương tự đã làm: quy mô, tính chất và địa điểm có giống sự kiện của bạn không, và có hình ảnh, clip thật để xem không.
- Hỏi quy trình làm việc: đơn vị khảo sát địa điểm khi nào, lên kịch bản ra sao, tổng duyệt lúc nào và ai là tổng điều phối ngày sự kiện.
- Kiểm tra đội ngũ và nhà cung cấp: đơn vị tự có ekip hay thuê lại toàn bộ, và thuê lại thì quản lý chất lượng thế nào.
- Đọc kỹ báo giá: giá đã gồm những hạng mục nào, hạng mục nào tính riêng, và phát sinh tính ra sao.
- Tham khảo từ khách cũ: nếu được, hỏi một khách hàng cũ về cách đơn vị xử lý sự cố trong ngày sự kiện.
Những rủi ro thường gặp và cách tránh
- Đơn vị nhận nhiều sự kiện cùng ngày và điều phối mỏng: hỏi rõ tổng điều phối ngày đó là ai và có mặt suốt sự kiện không.
- Báo giá thấp rồi phát sinh: yêu cầu liệt kê hạng mục chi tiết và điều khoản phát sinh trong hợp đồng.
- Kịch bản sao chép: đơn vị không khảo sát mà gửi kịch bản mẫu chung chung cho mọi khách.
- Không có phương án sự cố: hợp đồng và kịch bản không nhắc gì đến mưa, mất điện hay khách tăng đột biến.
- Bàn giao sau sự kiện chậm: chốt trước thời hạn bàn giao hình ảnh và clip trong hợp đồng.
Hợp đồng tổ chức sự kiện cần có những gì
- Phạm vi công việc chi tiết theo từng hạng mục và người phụ trách.
- Lịch trình thanh toán gắn với mốc công việc, không thanh toán toàn bộ trước sự kiện.
- Điều khoản phát sinh, hủy và dời lịch rõ ràng.
- Thời hạn bàn giao hình ảnh, clip và quyền sử dụng tư liệu.
- Trách nhiệm khi xảy ra sự cố và cách xử lý bồi thường.
Câu hỏi thường gặp
Nên gặp bao nhiêu đơn vị trước khi chốt? Gặp hai đến ba đơn vị có hồ sơ phù hợp là đủ để so sánh. Gặp quá nhiều dễ làm loãng yêu cầu và kéo dài thời gian.
Đơn vị lớn có luôn tốt hơn đơn vị nhỏ không? Không hẳn. Đơn vị lớn có nhiều nguồn lực nhưng có thể ít linh hoạt. Quan trọng là đơn vị đó có kinh nghiệm với loại sự kiện của bạn và có tổng điều phối giỏi.
Để được tư vấn chọn đơn vị tổ chức theo sự kiện cụ thể của bạn, hãy trao đổi với studio để nhận checklist đánh giá phù hợp. Xem thêm dịch vụ tổ chức sự kiện và bài đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói Sài Gòn.
