Đánh giá agency bằng sản phẩm thật và quy trình làm việc, không chỉ bằng bảng giới thiệu đẹp.
Khi công ty lần đầu tổ chức teambuilding hoặc sự kiện lớn, thuê agency tổ chức teambuilding và sự kiện là cách nhanh nhất để có một chương trình chỉn chu. Nhưng thị trường agency rất rộng, từ công ty chuyên tổ chức đến ekip quay chụp kiêm tổ chức, và chất lượng chênh lệch lớn. Bài này giúp bạn đánh giá agency bằng tiêu chí cụ thể, thay vì chỉ xem bảng giới thiệu đẹp.
1. Agency tổ chức làm những việc gì
Một agency tổ chức trọn gói thường chịu trách nhiệm: tư vấn concept và kịch bản, chọn và làm việc với địa điểm, lo âm thanh ánh sáng sân khấu, điều phối nhân sự ngày sự kiện, và bàn giao hình ảnh clip sau chương trình. Một số agency chỉ làm một phần, ví dụ chỉ lo kịch bản và điều phối, còn địa điểm và ăn uống do công ty tự lo. Trước khi so sánh, hãy xác định rõ công ty mình cần agency lo tới đâu.
2. Bảy tiêu chí đánh giá năng lực thật
- Sản phẩm đã làm: xem clip và ảnh của các chương trình tương tự về quy mô và dạng sự kiện, không chỉ xem ảnh trang trí.
- Kịch bản mẫu: agency có đưa ra kịch bản chi tiết theo giờ, phân công nhân sự và phương án dự phòng không, hay chỉ gửi concept chung chung.
- Đội ngũ ngày sự kiện: ai là người điều phối chính, tỷ lệ nhân sự trên số khách là bao nhiêu.
- Đối tác địa điểm: agency đã làm việc với dạng địa điểm mình cần chưa, hay chỉ quen một vài địa điểm cố định.
- Quay chụp: hình ảnh và clip sau sự kiện do ai làm, bàn giao trong bao lâu, có clip recap chiếu ngay tại sự kiện không.
- Hợp đồng và chi phí: hạng mục nào đã bao gồm, hạng mục nào tính thêm, điều khoản hủy và dời lịch ra sao.
- Xử lý sự cố: agency xử lý thế nào khi mưa, mất điện hoặc khách đến trễ — hỏi thẳng tình huống thật đã gặp.
3. Phân biệt agency tổ chức và ekip quay chụp kiêm tổ chức
Nhiều ekip quay chụp hiện nay cũng nhận tổ chức sự kiện. Điểm mạnh của họ là hình ảnh đẹp và hiểu góc quay. Điểm cần kiểm tra là năng lực điều phối: lo địa điểm, âm thanh, ăn uống và xử lý sự cố có phải thế mạnh của họ không. Ngược lại, agency tổ chức thuần túy mạnh về vận hành nhưng hình ảnh sau sự kiện có thể phải thuê thêm ekip khác. Với sự kiện cần cả hai, phương án tốt là một đơn vị chịu trách nhiệm chính và phối hợp chặt với bên còn lại, thay vì để công ty tự ghép nhiều nhà cung cấp.
4. Những câu hỏi cần hỏi rõ trước khi ký
Hãy hỏi: tổng chi phí đã bao gồm những hạng mục nào; ai chịu trách nhiệm nếu trời mưa; thời gian bàn giao ảnh và clip là bao lâu; có bao nhiêu buổi làm việc trước sự kiện; và điều gì xảy ra nếu số lượng khách thay đổi sát ngày. Những câu hỏi này nghe khô khan nhưng chính là thứ phân biệt một hợp đồng rõ ràng với một hợp đồng dễ phát sinh.
5. Dấu hiệu nên tránh
Cần thận trọng khi agency không cho xem sản phẩm thật của chương trình tương tự, báo giá chung chung không tách hạng mục, hoặc hứa mọi thứ đều được mà không nói rõ giới hạn. Một agency tốt sẽ nói thẳng cái gì làm được, cái gì cần thêm chi phí, và cái gì nên bỏ để chương trình gọn hơn.
Gạo Studio vừa tổ chức vừa quay chụp sự kiện, nên có thể tư vấn cả hai khâu trong một phương án. Liên hệ qua trang liên hệ để nhận tư vấn theo đúng quy mô và dạng sự kiện của công ty mình.
