Không có bảng giá chung cho mọi sự kiện — chi phí phụ thuộc vào quy mô, địa điểm, nhân sự và quay chụp.
Nhiều người xin báo giá tổ chức sự kiện rồi ngạc nhiên khi hai đơn vị báo hai mức rất khác nhau cho cùng một chương trình. Nguyên nhân là không có bảng giá chung cho mọi sự kiện: chi phí phụ thuộc vào nhiều yếu tố, và mỗi đơn vị tính các yếu tố đó khác nhau. Bài này không đưa ra con số cụ thể — vì con số không có ngữ cảnh sẽ gây hiểu lầm — mà chỉ rõ từng yếu tố quyết định chi phí, để bạn đọc báo giá và so sánh đúng cách.
1. Quy mô và thời lượng
Số lượng khách và thời lượng chương trình là hai yếu tố đầu tiên ảnh hưởng tới chi phí: càng đông khách thì càng cần nhiều nhân sự, thiết bị, ăn uống và không gian lớn hơn; chương trình càng dài thì càng tốn nhân sự và thiết bị theo giờ. Khi xin báo giá, hãy ghi rõ số khách dự kiến và khung giờ chính xác, vì báo giá theo số khách ước lượng sẽ khác báo giá theo số khách chốt.
2. Địa điểm và di chuyển
Địa điểm trong nội thành và địa điểm tỉnh xa có chi phí rất khác nhau do di chuyển, vận chuyển thiết bị và ăn ở của ekip. Địa điểm ngoài trời còn phát sinh mái che, sân khấu và phương án thời tiết. Khi so sánh báo giá, hãy kiểm tra xem đơn vị đã tính chi phí di chuyển và vận chuyển thiết bị vào chưa, hay để riêng thành khoản phát sinh.
3. Nhân sự, thiết bị và quay chụp
Nhân sự gồm MC, điều phối, kỹ thuật âm thanh ánh sáng, ekip quay chụp và nhân sự hỗ trợ. Thiết bị gồm âm thanh, ánh sáng, màn hình, sân khấu và đạo cụ. Quay chụp là khoản nhiều người quên tính: quay phim, chụp ảnh, flycam, photobooth và livestream mỗi thứ đều có ekip và thiết bị riêng. Một báo giá rẻ bất thường thường là báo giá thiếu một trong các hạng mục này, và phần thiếu sẽ quay lại thành phát sinh trong ngày diễn ra sự kiện.
4. Cách đọc báo giá để khỏi phát sinh
- Yêu cầu báo giá theo hạng mục: tách riêng địa điểm, nhân sự, thiết bị, ăn uống và quay chụp.
- Hỏi rõ khoản nào chưa gồm: thuế, phí quá giờ, phí vận chuyển, phí mang thiết bị ngoài vào.
- So sánh cùng phạm vi: hai báo giá chỉ so được khi cùng số khách, cùng thời lượng, cùng hạng mục.
- Chốt bằng văn bản: phạm vi công việc, mốc thời gian và điều khoản phát sinh phải có trong hợp đồng.
Để nhận phương án và báo giá cho sự kiện cụ thể của mình, liên hệ Gạo Studio qua trang liên hệ kèm quy mô, địa điểm và thời gian dự kiến.
