Chi phí trọn gói phụ thuộc vào quy mô, kịch bản và hạng mục đi kèm.
Tổ chức sự kiện trọn gói gồm những gì
Trọn gói nghĩa là một đơn vị lo toàn bộ sự kiện từ kịch bản, địa điểm, trang trí, âm thanh ánh sáng, nhân sự, quay phim chụp ảnh cho đến điều phối ngày diễn ra. Bạn chỉ cần duyệt kịch bản và ngân sách, còn lại đơn vị lo. Ngược lại, tự tổ chức nghĩa là bạn tự thuê từng hạng mục và tự điều phối, tiết kiệm phí dịch vụ nhưng tốn thời gian và chịu rủi ro phối hợp.
Vì trọn gói gom nhiều hạng mục nên báo giá tổng thường lớn, nhưng so sánh công bằng phải tách từng hạng mục, vì hai đơn vị báo giá tổng khác nhau có thể gồm các hạng mục rất khác nhau.
Những yếu tố quyết định chi phí trọn gói
- Quy mô: số khách, thời lượng chương trình, số ngày diễn ra và số địa điểm.
- Địa điểm: trong nội thành hay đi tỉnh, trong nhà hay ngoài trời, có sẵn hạ tầng hay phải dựng toàn bộ.
- Kịch bản: lễ đơn giản hay chương trình nhiều tiết mục, có nghệ sĩ, có hiệu ứng sân khấu đặc biệt.
- Trang trí và kỹ thuật: backdrop đơn giản hay sân khấu, màn hình LED, âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp.
- Nhân sự: MC, lễ tân, kỹ thuật, an ninh, điều phối và quay phim chụp ảnh.
- Ẩm thực và quà tặng: tiệc nhẹ, tiệc chính, quà tặng khách và vật phẩm thương hiệu.
- Truyền thông: chỉ làm sự kiện cho khách đến dự hay muốn livestream, quay clip tổng kết và chạy quảng cáo sau sự kiện.
Các hạng mục thường bị bỏ quên khi dự trù ngân sách
- Chi phí phát sinh: làm thêm giờ, tăng số khách phút chót, đổi địa điểm hay thêm hạng mục ngoài kịch bản.
- Vận chuyển và ăn ở cho ekip khi sự kiện ở tỉnh khác.
- Giấy phép, an ninh và bảo hiểm cho sự kiện đông người hoặc ngoài trời.
- Dự phòng thời tiết: mái che, phương án trong nhà cho sự kiện ngoài trời.
- Thuế và phí dịch vụ: hỏi rõ báo giá đã gồm thuế và phí điều phối hay chưa.
Một ngân sách tốt nên có khoảng dự phòng cho các khoản này, thay vì dùng hết ngân sách cho kịch bản chính rồi lúng túng khi phát sinh.
Cách lấy báo giá trọn gói chính xác
- Gửi ngày, giờ, địa điểm, số khách và mục tiêu sự kiện cho đơn vị tổ chức.
- Mô tả kịch bản mong muốn và mức độ đầu tư cho từng phần: trang trí, kỹ thuật, nhân sự, ẩm thực.
- Nêu rõ hạng mục đã có sẵn: địa điểm, bàn ghế, điện nước hay đơn vị lo toàn bộ.
- Yêu cầu báo giá tách hạng mục, ghi rõ hạng mục nào đã gồm thuế, vận chuyển và nhân sự.
- Hỏi quy trình xử lý phát sinh và thời hạn chốt kịch bản cuối.
Cách tiết kiệm chi phí mà không làm sự kiện kém đi
- Chốt kịch bản sớm để tránh chỉnh sửa phút chót, vốn là nguyên nhân đội chi phí phổ biến nhất.
- Ưu tiên chi cho thứ khách nhìn thấy và nhớ: sân khấu, âm thanh, ánh sáng và quay chụp.
- Cắt hạng mục trang trí phụ thay vì cắt nhân sự điều phối, vì thiếu người điều phối sự kiện dễ rối hơn thiếu đồ trang trí.
- Tận dụng địa điểm có sẵn hạ tầng thay vì dựng toàn bộ từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Trọn gói có đắt hơn tự tổ chức không? Thường cao hơn về giá báo, nhưng tự tổ chức tốn thời gian của bạn và rủi ro phối hợp giữa nhiều nhà cung cấp. Nên so sánh tổng chi phí gồm cả thời gian và rủi ro, không chỉ giá báo.
Có thể thuê trọn gói một phần không? Được, nhiều đơn vị nhận lo một số hạng mục như kịch bản, kỹ thuật và quay chụp, còn lại bạn tự lo. Cần thỏa thuận rõ ranh giới trách nhiệm.
Nên đặt đơn vị trọn gói trước bao lâu? Càng sớm càng tốt, đặc biệt dịp cuối năm. Đặt sớm giúp giữ nhân sự và thiết bị tốt và có thời gian chốt kịch bản.
Nếu bạn đang chuẩn bị sự kiện và muốn biết chi phí trọn gói chính xác cho sự kiện của mình, hãy trao đổi với studio để nhận tư vấn và báo giá theo ngày, địa điểm và quy mô cụ thể. Xem thêm dịch vụ tổ chức sự kiện.
