Thiệp mời rõ ràng giúp khách sắp xếp thời gian, chuẩn bị trang phục và đến đúng giờ.
Trong một buổi gala dinner của doanh nghiệp, thiệp mời gala dinner thường là thứ khách nhận được đầu tiên, trước cả sân khấu và thực đơn. Một tấm thiệp rõ ràng giúp khách sắp xếp thời gian, chuẩn bị trang phục và đến đúng giờ. Một tấm thiệp thiếu thông tin thì dù tiệc có hay, khách vẫn có thể đến trễ hoặc mặc sai dress code.
1. Nội dung bắt buộc phải có trên thiệp mời
- Tên chương trình và đơn vị tổ chức: ghi rõ đây là gala dinner của công ty nào, nhân dịp gì.
- Thời gian: giờ đón khách và giờ bắt đầu chương trình chính, ghi riêng hai mốc này để khách không đến trễ phần khai mạc.
- Địa điểm: tên địa điểm, địa chỉ đầy đủ và gợi ý gửi xe nếu có.
- Dress code: ghi cụ thể, ví dụ trang phục lịch sự, tông màu chủ đạo, thay vì chỉ ghi sang trọng.
- Cách xác nhận: khách xác nhận tham dự bằng cách nào và trước ngày nào, kèm đầu mối liên hệ.
2. Thư mời gala dinner khác thiệp mời ở điểm nào
Thư mời gala dinner thường dài hơn thiệp mời, dùng cho khách quan trọng, đối tác hoặc lãnh đạo. Ngoài các thông tin bắt buộc, thư mời có thêm lời mời trang trọng, lý do tổ chức và đôi khi là chương trình tóm tắt. Thiệp mời thì ngắn gọn, dùng cho số đông nhân sự và khách mời phổ thông. Với cùng một sự kiện, công ty có thể dùng cả hai dạng: thư mời cho khách VIP, thiệp mời cho phần còn lại.
3. Thiết kế thiệp mời theo chủ đề buổi tiệc
Thiết kế thiệp nên đi cùng chủ đề của gala dinner: màu sắc, phông chữ và hình ảnh trên thiệp là gợi ý đầu tiên về không khí buổi tiệc. Thiệp cho tiệc tri ân cuối năm thường ấm và trang trọng. Thiệp cho tiệc ra mắt sản phẩm thường hiện đại và tối giản. Dù theo phong cách nào, chữ phải đọc được ngay cả khi xem trên điện thoại, vì phần lớn khách hiện nay nhận thiệp qua tin nhắn và email.
4. Thời điểm gửi thiệp hợp lý
Với khách nội bộ, gửi thiệp trước sự kiện khoảng hai đến ba tuần là vừa, đủ để sắp xếp công việc nhưng không quá sớm để bị quên. Với khách VIP và đối tác, nên gửi sớm hơn, khoảng một tháng, kèm một lần nhắc lại trước sự kiện một tuần. Sau khi gửi, đơn vị tổ chức cần theo dõi xác nhận để chốt số lượng bàn, suất ăn và chỗ ngồi. Đừng để tới sát ngày mới biết số khách thực tế lệch nhiều so với dự kiến.
5. Những lỗi thường gặp khi làm thiệp mời
Lỗi phổ biến nhất là thiếu giờ đón khách, khiến khách đến đúng giờ bắt đầu nhưng lỡ phần chào đón và ổn định chỗ ngồi. Lỗi thứ hai là dress code mơ hồ, khiến khách mặc quá xuề xòa hoặc quá lộng lẫy so với không khí tiệc. Lỗi thứ ba là không có đầu mối liên hệ khi khách cần hỏi đường hoặc báo đến trễ. Kiểm tra kỹ ba điểm này trước khi gửi là đã tránh được phần lớn rắc rối ngày sự kiện.
Khi tổ chức gala dinner, thiệp mời nên được làm cùng lúc với kịch bản và thiết kế sân khấu, để mọi thứ đồng bộ một chủ đề. Gạo Studio có thể tư vấn toàn bộ khâu này trong gói tổ chức, liên hệ qua trang liên hệ để trao đổi cụ thể.
