Chi phí khai trương phụ thuộc vào quy mô, địa điểm và hạng mục.
Chi phí tổ chức sự kiện khai trương gồm những hạng mục nào
Một lễ khai trương thường gồm các hạng mục chính: mặt bằng và trang trí (backdrop, cổng chào, bóng bay, hoa), âm thanh và ánh sáng, nhân sự (MC, lễ tân, kỹ thuật), quay phim chụp ảnh, tiệc nhẹ và quà tặng khách, cùng chi phí truyền thông nếu muốn lan tỏa sự kiện. Tùy quy mô, mỗi hạng mục có thể chiếm tỉ trọng rất khác nhau, nên hỏi báo giá tổng mà không tách hạng mục sẽ khó so sánh giữa các đơn vị.
Cách làm việc hiệu quả là yêu cầu báo giá tách từng hạng mục, để bạn biết khoản nào có thể cắt giảm và khoản nào bắt buộc phải giữ.
Những yếu tố quyết định chi phí khai trương
- Quy mô sự kiện: số khách, thời lượng chương trình và số hoạt động trong kịch bản.
- Địa điểm: khai trương tại cửa hàng nhỏ khác với khai trương tại trung tâm thương mại hay ngoài trời, vì khác nhau về mặt bằng, giấy phép và hạ tầng.
- Mức độ trang trí: backdrop in ấn đơn giản hay sân khấu, cổng hơi, màn hình LED và hiệu ứng riêng.
- Nhân sự: MC chuyên nghiệp, đội múa lân, ban nhạc hay chỉ lễ tân và kỹ thuật cơ bản.
- Quay phim chụp ảnh: chỉ chụp ảnh hay quay phim, livestream và dựng clip tổng kết sau sự kiện.
- Truyền thông: chỉ làm sự kiện cho khách đến dự hay muốn quay clip, chạy quảng cáo và mời báo chí, KOL.
Khai trương nhỏ và khai trương lớn khác nhau ở đâu
Khai trương nhỏ cho cửa hàng địa phương thường tập trung vào không khí gần gũi: trang trí gọn, MC dẫn dắt, cắt băng khánh thành, tiệc nhẹ và chụp ảnh lưu niệm. Chi phí chủ yếu nằm ở trang trí và nhân sự cơ bản.
Khai trương lớn cho thương hiệu, chuỗi cửa hàng hay trung tâm thương mại cần thêm sân khấu, âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp, kịch bản chi tiết, truyền thông và quay phim chuyên nghiệp. Chi phí tăng chủ yếu ở hạ tầng kỹ thuật và nhân sự chuyên môn, không chỉ ở số khách.
Dù quy mô nào, khoản không nên cắt là quay phim chụp ảnh và trang trí mặt tiền, vì đó là thứ khách nhìn thấy đầu tiên và là tư liệu dùng lại sau sự kiện.
Cách lấy báo giá khai trương chính xác
- Gửi ngày, giờ, địa điểm và số khách dự kiến cho đơn vị tổ chức.
- Mô tả kịch bản mong muốn: có cắt băng không, có múa lân không, có phát biểu và tặng quà không.
- Nêu rõ hạng mục đã có sẵn: mặt bằng, bàn ghế, điện nước hay đơn vị lo toàn bộ.
- Yêu cầu báo giá tách hạng mục và ghi rõ hạng mục nào đã gồm thuế, vận chuyển và nhân sự.
- Hỏi chi phí phát sinh: làm thêm giờ, đổi địa điểm, tăng số khách hay thêm hạng mục phút chót.
Báo giá nhận được từ những thông tin này mới là con số áp dụng được cho cửa hàng của bạn, thay vì con số chung chung trên mạng.
Những sai lầm thường gặp khi dự trù chi phí khai trương
- Chỉ so sánh giá tổng mà không tách hạng mục, dẫn đến chọn đơn vị rẻ nhưng thiếu hạng mục quan trọng.
- Quên chi phí phát sinh: làm thêm giờ, vận chuyển xa, thuê thêm thiết bị khi trời mưa với sự kiện ngoài trời.
- Đầu tư quá nhiều vào trang trí mà quên truyền thông, khiến sự kiện đẹp nhưng ít người biết đến.
- Không chốt kịch bản sớm, dẫn đến chỉnh sửa phút chót và đội chi phí.
Câu hỏi thường gặp
Nên đặt đơn vị tổ chức khai trương trước bao lâu? Càng sớm càng tốt, đặc biệt với dịp cuối năm và ngày đẹp. Đặt sớm giúp giữ được nhân sự và thiết bị tốt, đồng thời có thời gian chốt kịch bản và trang trí.
Có thể tự tổ chức khai trương nhỏ không cần đơn vị không? Được với khai trương rất nhỏ, nhưng cần người phụ trách kịch bản, âm thanh và quay chụp. Nếu không có người lo các phần này, thuê đơn vị trọn gói thường tiết kiệm thời gian và ít rủi ro hơn.
Khai trương có cần quay phim không? Nên có, vì clip và ảnh khai trương dùng lại được cho quảng cáo, mạng xã hội và hồ sơ thương hiệu rất lâu sau sự kiện.
Nếu bạn đang chuẩn bị khai trương và muốn biết chi phí chính xác cho cửa hàng của mình, hãy trao đổi với studio để nhận tư vấn và báo giá theo ngày, địa điểm và quy mô cụ thể. Xem thêm dịch vụ tổ chức sự kiện.
